Leiding geven over 5 continenten

10 tips om ook op afstand nog beter leiding te geven

De wereld is ons speelveld

Een datacenter in Mumbai, de salesafdeling in Houston en engineers over de hele wereld. Veel bedrijven herkennen zich in deze spreiding van activiteiten en medewerkers. De tijd dat we lokaal of soms regionaal onze business aanstuurden is voorbij. De wereld ligt aan onze voeten. En zeker als Nederlanders zit het ‘zaken doen in den vreemde’ in onze genen. Het is dan ook niet raar dat er veel gevraagd wordt van onze leidinggevenden, ook op afstand. Hoe krijg je de mannen en vrouwen in Peking gemotiveerd vanuit Amsterdam en hoe zorg je ervoor dat men in Sydney met dezelfde motivatie en plezier als jij aan de dag begint. Kortom, kunnen we leiding geven op afstand? Het antwoord is een volmondig JA! In dit artikel krijg je verschillende tips waarmee je meer grip krijgt op dit lastige onderwerp van leiderschap. En vanzelfsprekend geldt leidinggeven op afstand niet alleen voor de wereldreizigers, maar gaat dit ook op voor zij die werken van Groningen tot Maastricht en van Rotterdam tot Enschede.

Verandering van omgeving en mentaliteit

De tijden van de ‘prikklok’, de ochtendbriefing om 8 uur, de gezamenlijke boterham om 12 uur en nog vele andere ‘face-to-face’ contactmomenten zijn voorbij. Dit neemt niet weg dat deze momenten erg belangrijk zijn voor leiders. ‘Leading by example’ is cruciaal. De invloed van de leider is vanuit de evolutie van persoonlijke aard en charisma, gebaseerd op een mix van verbale en fysieke kwaliteiten [Wildschut,2016].

Tegenwoordig bepaalt iedereen liever zelf ‘waar’ en ‘wanneer’ het uitkomt om te werken. Dit vraagt ontegenzeggelijk ook om een andere manier van leiding geven. Een groot deel van leiderschap zit in communicatie. Verbale, maar nog meer in non-verbale communicatie. En met name het non-verbale is en blijft op afstand lastig over te brengen. Video conference, Skype, Facetime, whatsapp, het werkt allemaal maar heeft ook zo haar beperkingen. Toch blijft de essentie van leiderschap ook op afstand hetzelfde. Je wilt als leider mensen in beweging krijgen, inspireren, richting geven en ondersteunen in het uitvoeren van hun werkzaamheden. Met de juiste tools kan dit ook op afstand.

Communiceren, inspireren en empoweren

LiDRS gebruikt een aantal kaders waarmee je leiding geven op afstand goed kunt managen. Uiteindelijk draait het om de kernelementen van communiceren, inspireren en ervoor zorgen dat iedereen zijn of haar werk kan uitvoeren. De volgende 10 tips geven je de juiste handvatten om ook de mensen in Mombai, Houston of Sydney in beweging te krijgen.

1. Gebruik alle beschikbare communicatiemiddelen

De mogelijkheden om te communiceren met jouw medewerkers, waar en wanneer je wilt zijn ongekend. De telefoon, email maar ook vele video conference mogelijkheden zoals Skype, Lync of Facetime. Uiteraard evenaart het niet de ‘face-to-face’ tijd die je zo vaak als mogelijk en noodzakelijk, moet benutten, maar ‘iets’ is beter dan niets.

2. Communiceer frequent en op gezette tijden

Het is van belang dat jouw mensen weten wanneer je contact opneemt. Spreek dan ook vaste tijden af waarop jullie communiceren. Een frequente communicatie zorgt voor betrokkenheid en interesse in wat er gebeurd aan de andere kant van de wereld. Het zorgt ook voor een vertrouwensband doordat er niet alleen in moeilijke of kritische tijden contact wordt opgenomen.

3. Communiceer helder en duidelijk

Als je op afstand communiceert, ongeacht het middel, zorg er dan voor dat je helder en duidelijk communiceert. Men kan geen gedachten lezen, heeft meer nodig dan een half woord en ziet waarschijnlijk niet altijd de non-verbale communicatie die zo enorm van belang is bij het overbrengen van een boodschap. Communiceren op afstand betekent dan ook duidelijke boodschappen en zelfs het herhalen van de belangrijkste punten of het overdreven vragen om bevestiging van wat je hebt gezegd. Uiteraard kun je na een videoconferentie of telefoongesprek, altijd nog een korte samenvattende mail sturen of vragen of de andere partij dit wilt sturen.

4. Wees consequent in gedrag

De ene dag zit je beter in je vel dan op andere dagen. Wanneer je dagelijks samen op kantoor zit, ziet men vrij snel een verandering in gedrag, houding, gelaatsuitdrukking of anderszins waaruit blijkt dat dit wellicht niet het juiste moment is om een vraag te stellen. Werk je op afstand, dan voel je dit mogelijk minder goed aan. Zorg er daarom ook voor dat je als leidinggevende altijd dezelfde toon en attitude hanteert wanneer je communiceert.

5. Bezoek met regelmaat

Er gaat niets boven een daadwerkelijk bezoek en ‘echte’ facetime met je medewerkers. Plan daarom ook regelmatig bezoeken in waarbij je elkaar uitgebreid te woord staat. Dit geeft je tevens ook de mogelijkheid om over andere zaken te praten dan alleen zakelijke onderwerpen. Dit komt de relatie ten goede, vergroot de betrokkenheid, en zal het volgende gesprek op afstand makkelijker laten verlopen.

6. Spreek vertrouwen uit

Veel en met een bepaalde regelmaat communiceren mag niet de schijn wekken dat er gebrek aan vertrouwen bestaat. Uiteindelijk gaat het juist om betrokkenheid te tonen en niet direct over controle of het hinderen van de werkzaamheden. Het is daarom van belang dat je vertrouwen uitspreekt en je het doel van jouw communicatie regelmatig herhaalt.

7. Spreek duidelijke targets af

Helder en duidelijk communiceren, betekent ook dat je duidelijk bent waar je op stuurt. En of je dit nu KPI’s wilt noemen, doelstellingen, targets, dat maakt niet uit. Het gaat erom dat je beiden weet waar je naar toe wilt, hoe je daar gaat komen en op welke manier je gaat bepalen of het succesvol is geweest. Deze targets helpen je aan het einde van het jaar ook om te bepalen of en wanneer er wel bijgestuurd moet worden.

8. Zorg voor een (virtueel) opendeur beleid

Jouw mensen moeten weten dat jij er voor ze bent. Je bent niet de manager ergens in Nederland die alleen maar lastig is. Integendeel, jij bent degene die hen waardevolle informatie kan verstrekken en ze verder kan helpen met vragen, onduidelijkheden of het helpen in het maken van beslissingen. Ook op afstand. Je zit weliswaar fysiek op 5000 kilometer afstand, maar uiteindelijk is het maar 1 telefoontje weg.

9. Breng mensen in beweging

Van onze leiders verwachten we dat ze inspireren. En inspireren betekent ook mensen in beweging krijgen. Het is daarom ook van belang dat je energiek communiceert en de mensen inspireert. Als de mensen met jou gesproken hebben zijn ze geïnspireerd en vol energie om door te gaan met het goede werk.

10. Controleer, maar vergeet niet te vertrouwen

Ondanks dat je duidelijk vertrouwen uitspreekt, moet er ook controle plaatsvinden. Een gebrek aan controle bij een ‘lange afstandsrelatie’ kan leiden tot berusting of gemakzucht van jouw mensen. De controle is niet alleen een bevestiging van het vertrouwen maar laat tevens zien dat jij betrokken en veeleisend bent en geen genoegen neemt met half werk. Beperk wel het aantal controle momenten. Jouw contactmomenten op afstand moeten bijdragen, plezierig zijn en iets opleveren.

Leiding geven op afstand is niet zo eenvoudig als het lijkt. Inderdaad kun je je verschuilen achter een e-mail of het lezen van een maandrapportage. Maar echte leiders weten ook op afstand mensen te raken en in beweging te krijgen. Ga maar eens op zoek naar de juiste balans bij bovenstaande 10 handvatten. Denk van te voren eens na wat je uit een gesprek wilt halen. Uiteindelijk gaat het bij leiderschap vooral om doen! We kunnen er fantastische theorieën op loslaten, maar leiderschap is vooral jezelf op het kistje zetten en het echt doen, ook op afstand!

Over de auteur en LiDRS

Jochen Hekker is eigenaar van LIDRS BV en auteur van het boek ‘Leiders!’ en ‘Leading up, down and across’. LiDRS is gespecialiseerd in leiderschapsontwikkeling, coaching en training. Wil je kennismaken met LiDRS, neem dan deel aan de Masterclass Leiderschap op 21 mei in Haarlem. Er zijn nog een aantal plaatsen beschikbaar. Voor slechts 99, – krijg je een geheel verzorgde dag met als thema ‘leading up, down and across’. Ben je op zoek naar een compleet ontwikkelprogramma als leidinggevende of wil je ook trainer worden bij LiDRS (parttime en fulltime), schrijf je dan in voor de ‘Volledige Leiderschapstraining’ die start op 10 juni 2016. Voor meer informatie of direct inschrijven, kijk dan op www.lidrs.nl of stuur een mail naar info@lidrs.nl